Grundejerforeningen Klostermarken
Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde den 26. maj 2010
Møde afholdt hos: Niels Rosendahl, Stages Allé 21
Deltagere: Niels Rosendahl, Michael Andersen, Tommy Gad, Gert Hollænder og Henrik Clausen.
Afbud: Ingen
Referent: Henrik Clausen
Dagsorden:
1) Velkomst og præsentation samt konstituering
2) Opsamling fra generalforsamling og referat
3) Vedligehold af græsarealer tilbud indhentet ved Michael og Gert, herunder området med afgræsning
4) Økonomi
5) Opfølgning Esbjerg Kommune
6) Sct. Hans
7) Næste møde
8) Eventuelt
1. Velkomst og konstituering
Niels bød velkommen i bestyrelsen til Gert og Henrik. Herefter konstituerede bestyrelsen sig således:
Formand: Niels Rosendahl ( valgt af generalforsamlingen )
Kasserer: Michael Andersen
Sekretær: Henrik Clausen
Medlem: Tommy Gad
Medlem: Gert Hollænder
2. Opsamling fra generalforsamling og referat
Opfølgning på pkt. 5.1 i referatet vedr. hvorvidt vi sætter nok til side til vedligeholdelse af veje:
Iflg. de hidtidige beregninger, der er lavet af det gamle Ribe Kommune om, hvor meget der skal sættes til side pr. meter vej, så sætter vi nok til side. Bestyrelsen er dog enige om, at få en opdatering på dette fra Esbjerg Kommune og efterfølgende igen forholde os til, om vi sætter nok til side.
Ændring til Pkt. 7 i referatet:
Ved en fejl står at Jens Jensen er genvalgt til bestyrelsen. Det er ikke korrekt, men derimod er Tommy Gad genvalgt.
Opfølgning på pkt. 9 (eventuelt) i referatet:
1) Henvendelse fra Tove og Folmer Hausted
Tommy tager en snak med Tove og Folmer omkring problemstillingen med sten ved indfaldsvejene på Limes Vej. Der er visse udfordringer ved at opsætte affaldsbeholdere – bl.a. at vi skal etablere en tømningsordning. I stedet er det bestyrelsens hensigt at lave et par årlige affaldsopsamlingsdage.
2) Forsikring:
Bestyrelsen har besluttet at der fremsættes forslag om vedtægtsændringer, således der står i vedtægterne at der er etableret både bestyrelses- og ansvarsforsikring. Forslag skal ligge klar til næste generelforsamling
5) Bestyrelseshonorar:
Bestyrelsen mener ikke der skal afholdes udgifter til en bestyrelsesfrokost. I stedet vil der blive fremsat forslag til vedtægtsændring, således det vil være muligt for bestyrelsen at give en vingave til bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med udtræden af bestyrelsen eller runde fødselsdage.
3. Vedligehold af græsarealer og afgræsning
1) Vedligehold af græsarealer:
Gert og Michael har indhentet tilbud fra to tilbudsgivere efter at have lavet en klar gennemgang med begge tilbudsgivere. På baggrund af disse tilbud, er der truffet aftale med en af tilbudsgiverne, som snart starter vedligehold af området.
2) Vedr. afgræsning af området fra Tornums Allé og ned mod åen:
Der har været en dialog mellem Esbjerg Kommune og der vil formentlig snart være en løsning, hvorefter nærmere info vil følge.
4. Økonomi
1) PBS-indbetalinger:
Michael redegjorde for de problemer, der har været omkring kontingentindbetalingen i år. Problemerne er nu langt om længe løst, så alt kører som det skal fra 1. juni.
2) Budget
Den kraftige vinter har betydet, at vore omkostninger til snerydning har været ret høje. Vi har et budget på kr. 30.000 til snerydning i 2010 og omkostningerne indtil nu i år har været kr. 39.000, så her må vi forvente en afvigelse.
Ellers er alt som forventet.
5. Opfølgning Esbjerg Kommune
Niels kontakter Esbjerg Kommune vedr. diverse punkter.
6. Sankt Hans
Der skal udsendes invitation til Sankt Hans, hvilket Henrik står for. Michael sørger for heksen. Tommy og Gert sørger for brænde og bål. Henrik og Michael sørger for øl, vand, kul og snobrød.
7. Næste møde
Næste møde afholdes 9. august 2010 kl. 20:00 hos Henrik.
8. Eventuelt
Det blev besluttet at holde arbejdsdag 15. august 2010 kl. 10:00 – 13:30, hvor der afsluttes med en sandwich og en sodavand/øl. Denne dato udsendes sammen med invitation til Sankt Hans.
____________________ ____________________
Niels Rosendahl Michael Andersen
(Formand)
____________________ ____________________
Gert Hollænder Tommy Gad
____________________
Henrik Clausen