Tilbage

 

Referat fra ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Klostermarken

lørdag, den 5. april 2008 kl. 16:30 – 18:30 i Ribe Svømmebad

 

 

Dagsorden:

 

1. Valg af dirigent

Ingen forslag. Tommy Gad, Limes Vej 2, meldte sig og blev valgt.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet.

 

2. Bestyrelsens beretning for 2007 v/Villy

Bestyrelsens beretning blev fremlagt af Michael Andersen, da Villy var fraværende. Se vedlagte bilag 1.

Bestyrelsens beretning gav anledning til følgende bemærkninger/spørgsmål:

1. Der blev fremsat ønske om, at samtlige referater bliver omdelt.
Referat af generalforsamling husstandsomdeles. Øvrige referater kan ses på foreningens hjemmeside www.klostermarkenribe.dk eller ved henvendelse til bestyrelsen.

2. Der blev gjort opmærksom på, at der er huller i stamvejen ved udkørsel til Obbekærvej.
Bestyrelsen tager punktet op med kommunen.

3. Der blev fremsat ønske om opstilling af skraldespande i området.
Kommunen har sagt nej, da de skal serviceres. Det er så op til bestyrelsen, om grundejerforeningen selv vil opsætte skraldespand f.eks. på lejeplads og betale for tømning heraf.

4. Bliver grøfter på Stages Allé ordnet af kommunen?
Ja.

5. Nogle af kugleristene i grøften på stamvejen er i stykker.
Nævnes for kommunen, der har vedligeholdelsen af stamvejen.

 

6. Parkering på klostermarken

Bestyrelsen er fra flere sider blevet opfordret til at tage emnet op.

Ifølge lokalplanene skal der være minimum 1½-2 P-plader pr. bolig. Dette har kommunen besluttet ud fra ønsket om i videst muligt omfang at undgå parkering på vejene på Klostermarken. Dette både ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt men også ud fra et ønske om, at området skal fremtræde flot.

Bestyrelsen vil gerne opfordre til "egne biler på egen grund". Det giver plads til alle de ekstraordinære situationer med gæster osv. men sikrer, at vi i hverdagen har et godt udsyn.

Især vil bestyrelsen opfordre til, at der ikke parkeres på stamvejen Klostermarken, idet der nemt kan opstå farlige trafikale situationer på grund af mindsket udsyn og vejbaneskift.

3. Aflæggelse af regnskab for 2007 v/Michael

Regnskab vedr. 2006 er først revideret i 2008 sammen med regnskabet for 2007.
Regnskabet godkendes.

Kasserers aflæggelse af regnskab giver anledning til følgende spørgsmål/bemærkninger:

 

1. Beboer påtaler, at regnskabet for 2007 ikke var underskrevet, da det blev sendt ud sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Bestyrelsen har taget det til efterretning.

2. Er der indhentet tilbud fra andre entreprenører end Vestermark, der p.t. står for vedligeholdelse af fællesarealer?
Ja, 2-3 tilbud.

 

3. Er beløbet, der er afsat til vedligehold af veje, stort nok og hvordan er det beregnet?
Kommunen har hjulpet med at finde frem til beløbet ved at kigge på priser fra andre grundejerforeninger.

4. Skal arbejdet med de grønne arealer/fællesarealer i licitation?
Ja, når nuværende aftale udløber.

 

4. Orientering fra legepladsudvalget v/Gert

 

Gert Hollænder fortalte om lejepladsudvalgets arbejde i årets løb.

 

Først skulle der findes den rigtige placering, som også kunne godkendes af kommunen. Kommunen godkender placering på Stages Allé. Udvalget og kommune har ikke de samme ønsker til legeplads/legeredskaber og det stramme budget gør, at udvalgets ønsker ikke kan blive opfyldt. Grundejerforeningen må ikke gøre noget selv. Legepladsudvalget har holdt møde med kommunen på pladsen, hvorefter der blev lavet en skitse. Kommunen afsatte kr. 240.000,00, som alle er brugt. Der mangler at blive opsat borde/bænke og 2 krokodiller.

 

Herefter bliver legepladsen overdraget til grundejerforeningen, hvorefter vi selv kan tilkøbe yderligere legeredskaber.

Der bliver etableret en indgang til lejepladsen fra stamvejen, når vejen er ført videre til næste etape. Kommunen er blevet oplyst om, at der ligger vand på legepladen og erkender, at grunden ikke er blevet grubbet, da der ligger en del træ i jorden. Bestyrelsen vil påpege det ved afleveringen.

 

Legepladsudvalget håber, at alle vil passe godt på legepladsen.

Orienteringen gav anledning til følgende spørgsmål/kommentarer:


1. Rutschebanen er ikke for små børn:

Legepladsudvalget var ikke klar over, at rutschebanen var til større børn. Det fremgik ikke af det udleverede materiale. Den er kun for større børn, derfor den store afstand på nederste ”trin”. Arbejder på at få en rutschebane til de små børn.

2. Er legeplads forsikret?

Grundejerforeningen har en ansvarsforsikring, men pointerer, at leg sker på eget ansvar.

 

5. Rettidigt indkomne forslag:

 

Bevilling til lejeplads A eller B (hvis A forkastes)

 

Legepladsudvalget har søgt om penge hos grundejerforeningen til køb af legeredskaber/bålhytte. Der blev fremlagt forslag A og forslag B – var vedlagt indkaldelse til generalforsamling og kan ses på hjemmesiden. Der skal alene stemmes om forslag B, hvis forslag A forkastes. 17 stemmer for forslag A og 7 stemmer mod. Forslag A bliver således vedtaget. Forslag A indeholder en bålhytte og nogle legeredskaber til pris ca. kr. 90.000,00. Vedtagelsen er ikke en endelig beslutning af de i forslaget nævnte legeredskaber men mere en tilkendegivelse af, at grundejerforeningen vil yde et tilskud på ca. kr. 90.000,00 til udvidelse af legepladsen. Alle er velkomne til at rette henvendelse til bestyrelse/legepladsudvalg med forslag til legeredskaber m.v.

 

Slåning af engarealer ved Tved Å

 

Der er fremkommet forslag fra Tove og Niels H. Petersen, Tornums Allé 15 om, at engarealer ud for bebyggelsen og ned mod Tved å løbende bliver slået – 4-6 gange i vækstsæsonen.

 

Ved afstemning blev forslaget forkastet. Arealerne er blevet slået en gang i 2007 og bestyrelsen finder ud af, hvor mange gange det skal slås i 2008. Der henvises i øvrigt til, at det tidligere er blevet vedtaget, at engarealer skal slås 2-4 gange årligt. Se i øvrigt almindelige retningslinier for Grundejerforeningen Klostermarken på hjemmesiden.

 

6. Vedtagelse af budget samt godkendelse af A og B kontingent 2008

A kontingent fortsætter uændret med kr. 1.200 årligt pr. husstand og B kontingent med kr. 2.400,00 årligt pr. husstand. Alle husstande betaler p.t. A kontingent. 

 

7. Valg af formand

 

Følgende kandidater opstiller:

Thomas Jørgensen

Niels Rosendahl.

 

Som ny formand vælges: Niels Rosendahl, Stages Allé 21

 

8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter

 

Michael Andersen genopstiller

Maria Møller genopstiller

Villy Thomsen ønsker ikke genvalg

Thomas Jørgensen genopstiller

Jan Larsen genopstiller

 

Følgende nye kandidater opstiller

 

Jens Jensen

Tommy Gad

Mette Juhl

 

Til bestyrelsen vælges

 

Mette Juhl, Stages Allé 10

Tommy Gad, Limes Vej 2

Jens Jensen, Fanningers Allé 7

Michael Andersen, Fanningers Allé 10

 

Som suppleant vælges

1. suppleant - Jan Larsen, Fanningers Allé 2

2. suppleant - Thomas Jørgensen, Fanningers Allé 20

 

9. Valg af revisor og revisorsuppleant:

 

Niels H. Petersen, Tornums Allé 15, genvælges som revisor.

 

Michael Frederiksen, Stages Allé 23, vælges som revisorsuppleant.

 

10. Eventuelt

 

1. Hjemmeside

Ros til Mette Juhl for hjemmesiden.

 

2. Legepladsudvalg

Tak til legepladsudvalg for deres arbejde.

 

3. Er der nyt vedrørende stien ved bro, der har været oversvømmet?

Nej, det tages med på næste møde med kommunen.

 

4. Der skulle ske udtynding af læbælte mellem Tornums Allé og Fanningers Allé inden overdragelse til grundejerforening. Er det sket?
Læbæltet er overdraget og så vidt bestyrelsen ved, er læbæltet ikke blevet udtyndet. Tages op med kommunen.

 

5. Der blev fremsat ønske om postkasse på klostermarken

Der henvises til, at der er postkasse ved Superbest og på Skyttevej.

 

6. Det blev nævnt, at der er opstillet private trampoliner/legeredskaber på fællesarealer – hvem forsikrer og er det tilladt?

Der opfordres til, at egne permanente legeredskaber holdes på egen grund. Kun lejlighedsvis bør der opstilles noget på fællesarealer og med tilladelse fra bestyrelsen. Bestyrelsen vil udarbejde retningslinier. Hvis der er et konkret problem, bør man gå til bestyrelsen.

 

7. Ønske om fodboldbane, evt. på det område, hvor kommunen p.t. har jordbunker – vest for Klostermarken (NB! Jordbunker er efterfølgende blevet jævnet)
Bestyrelsen tager det op.

 

8. Forslag om, at der ansættes alt mulig mand til at foreslå vedligeholdelse af fællesarealer.

Bestyrelsen tager det op.

 

 

Ribe, den 19. april 2008

Mette Juhl

referent

 

 

 

Bestyrelsens Beretning for året 2007

 

 

Som det tidligere er nævnt i mødereferat på foreningens hjemmeside, valgte vor formand Egon Ebsen at træde ud af bestyrelsen. Denne situation er der ikke taget specifikke forholdsregler for i grundejerforeningens vedtægter. Dog er det nævnt at formanden skal vælges på foreningens generalforsamling og bestyrelsen valgte derfor at fortsætte uden nyvalg af formand.

 

Jan Larsen indtrådte som suppleant og den manglende direkte formandsvalgte person, har ikke påvirket gennemførelsen af bestyrelsens daglige arbejde, udover at arbejdsområderne nødvendigvis måtte reorganiseres. Møder og arbejdsopgaver er på bedste vis blevet aftalt og fordelt mellem bestyrelsesmedlemmerne på de enkelte bestyrelsesmøder.

 

Af gennemførte arbejder i 2007:

 

  1. Udarbejdelse af hjemmeside for grundejerforeningen Klostermarken. Rigtig pænt arbejde som bestyrelsen takker Mette Juhl på Stages Allé 10 for at have gennemført for foreningen. Bestyrelsen vil gerne opfordre til at hjemmesiden benyttes til indlæg, ros, ris og kommentarer til bestyrelsens nuværende og fremtidige arbejde. Hjemmesidens adresse er www.klostermarkenribe.dk.

 

  1. Aftalt med Jørgen Vestermark at han forestår alt vedligeholdelse af græsrabatter langs stier og ved vejafslutninger. I arbejdet indgår også vedligeholdelse af allé træer. Aftalen tages op til revision af bestyrelsen i forbindelse med den kommende sæson.

 

  1. Aftalt med kommunen at de sørger for grusning og saltning samt snerydning af veje og stier i vintersæsonen 2007/2008. Arbejdet udføres i forlængelse af kommunens egen vinter rydningsarbejde, hvorfor der ikke er sikkerhed for at arbejdet er gennemført inden kl. 07.00.

 

  1. Esbjerg kommune har gennemført beplantning af området op mod Obbekjærvej.

 

  1. Esbjerg kommune har etableret legepladsen.

 

Generel orientering:

 

  1. Der er pt. ikke nogen afklaring på, hvor langt man er med den videre udbygning på udstykningen af Klostermarken.

 

  1. Kommunen er ikke vendt tilbage med hvornår Stages Allé skal afleveres til grundejerforeningen.

 

  1. Som nævnt i invitationen til generalforsamlingen, vil vi i bestyrelsen gerne opfordre til at alle medlemmer af grundejerforeningen, hjælper til med at sikre at området Klostermarken forbliver så attraktiv som mulig. Derfor vil vi opfordre alle til at medbringe hundeposer og bruge dem i forbindelse med deres tur med hunden. Samtidig må vi alle hjælpe til med at overbringe dette budskab til personer og gæster, der kommer på besøg fra Nørremarken.

 

  1. På samme måde vil vi i bestyrelsen gerne opfordre de enkelte grundejere til at få etableret det nødvendige antal p-pladser på eget grundstykke, således at husstandens daglige antal biler kan parkeres på eget grundstykke. Parkering på allé vejene kan selvfølgelig altid foregå i forbindelse med udefra kommende besøg og i mindre omfang når dette er nødvendigt. Dog vil vi gerne opfordre til at parkering på stamvejen helt undgås, idet dette kan forårsage uheldige situationer. Og stamvejen er i forbindelse med udstykningen ikke forberedt til længerevarende parkering.

 

  1. I forbindelse med sikkerheden på fordelingsvejene og stamvejen, er der rettet henvendelse til kommunen, for at der kan blive optegnet hajtænder på fordelingsvejene ud mod stamvejen.

 

  1. Og her til sidst må bestyrelsen også påpege, at det ikke er tilladt at benytte fællesarealer til affald og kompost. Dette skal afleveres til storskrald eller holdes inde på eget grundstykke.

 

 

Bestyrelsen vil opfordre alle medlemmer til at komme med input og forslag til bestyrelsens arbejde. Ris og ros modtages også.

Det er muligt at orientere pr. mail til de enkelte bestyrelsesmedlemmer - Se hjemmesiden. Specielt manglende arbejder i forbindelse med byggemodningen, vil vi gerne høre om. Arbejder som kommunen skal gennemføre før endelig aflevering.

 

  

Ribe den 5. april 2008

 

 

Bestyrelsen for Grundejerforeningen Klostermarken

v/ Villy Thomsen

  

 

 

Tilbage