Referat fra ordinær generalforsamling i
Grundejerforeningen Klostermarken
Lørdag, den 7. marts 2009 kl. 16:00 – 17:00 i Ribe Svømmebad
Dagsorden:
1. Valg af
dirigent
Jan Pedersen, Fanningers Allé 15, blev foreslået og blev valgt.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet.
2.
Bestyrelsens beretning for 2008 v/Niels
Bestyrelsens beretning blev fremlagt af Niels. Se vedlagte bilag 1.
Bestyrelsens beretning gav anledning til følgende bemærkninger/spørgsmål:
1. Snerydning
Medlem syntes, at der bliver saltet ofte og spørger, hvem der afgør, hvor tit det skal gøres?
Kommunen salter/rydder sne på vore veje i forbindelse med, at de salter/rydder sne på de omkringliggende offentlige veje. Vi er ikke blevet opkrævet noget beløb for de sidste 3 år og derfor har vi ikke haft grund til at klage over, at de kommer for tit. For at få det på plads, har bestyrelsen efterspurgt faktura fra indeværende år. Pris er kr. 400 pr. saltning og kr. 800 pr. snerydning. Det skal på plads. Tidligere bestyrelsesmedlem oplyser, at den oprindelige aftale med kommunen kun kunne etableres, hvis vi accepterede at få saltet/ryddet, når omkringliggende veje blev saltet/ryddet.
2. Indbrud
Et medlem var ikke klar over, at der var problemer med indbrud i området.
Efterlyste information herom på f.eks. hjemmeside. Syntes generelt, at
hjemmeside blev brugt for lidt.
Bestyrelsen opfordrer til, at vi holder øjne og ører åbne og er opmærksomme, hvis man ser noget mistænkeligt i området.
Bestyrelsen oplyser, at alle er velkomne til at komme med indlæg til
hjemmesiden.
3. Allétræer på Stages Allé
Medlem gør
opmærksom på, at de huller, kommunen har gravet i grøften til højre på Stages
Allé, ikke er afskærmet ordentligt og er farlige for de mange børn, der leger på
vejen.
Kommunen
mener ikke, at træer kan plantes som på de andre veje af hensyn til de
nedgravede kabler, og er kommet med alternative forslag, herunder at nogle træer
skulle plantes inde på privat grund. Disse placeringer har bestyrelsen ikke
kunnet acceptere. Bestyrelsen har nu dialog i gang med kommunen ang. plantning
af træer som på den anden side af vejen, men det går ikke så stærkt. Kommunen
har været ude at grave prøver, men bestyrelsen har ikke fået svar på prøverne.
Bestyrelsen har rykket mange gange og rykker videre nu.
4. Veje
Medlem spørger, om der kommer hajtænder på vejene?
Bestyrelsen har afventet svar på ansøgning hos vejreguleringspuljen. Bestyrelsen har nu fået afslag og bestyrelsen må kigge på, hvad der skal gøres i området med hensyn til vigepligt/fartbegrænsende foranstaltninger.
3.
Aflæggelse af regnskab for 2008 v/Michael
Regnskabet er godkendt af revisor dog med den bemærkning, at der i 2008 er givet
gave til afgåede bestyrelsesmedlemmer i form af to flasker vin, men at
bestyrelsesarbejdet er et ulønnet job.
Regnskabet kan ses på hjemmesiden og er også omdelt sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Alle har betalt kontingent i år 2008.
De to største poster har været legeplads og vedligeholdelse af grønne områder.
Samlet underskud på kr. 18.000,00.
Tidligere og nuværende bestyrelse er aldrig blevet opkrævet for snerydning/saltning og har derfor henlagt i alt 3 x 25.000,00 eller i alt kr. 75.000,00 (2006, 2007 og 2008)
Vi henligger årligt kr. 25.000,00 til veje, kr. 5.000,00 til legeplads og kr. 25.000,00 til snerydning.
4. Rettidigt indkomne forslag
Der er ikke indkommet forslag fra medlemmerne.
5.
Vedtagelse af budget samt godkendelse af A og B kontingent 2008
Kontingent fortsætter uændret med kr. 1.200 årligt pr. husstand og B kontingent
med kr. 2.400,00 årligt pr. husstand. Alle husstande betaler p.t. A kontingent.
6. Valg af formand
Niels Rosendahl, Stages Allé 21, genopstiller.
Som formand genvælges Niels Rosendahl.
7. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter
Michael Andersen, Fanningers Allé 10, genopstiller
Tommy gad, Limes Vej 2, genopstiller
Jens Jensen, Fanningers Allé 7, genopstiller
Mette Juhl Nielsen, Stages Allé 10, genopstiller
Alle genvælges.
Som suppleant vælges
1. suppleant – Gert Hollænder, Stages Allé 25
2. suppleant – Lene Fisker, Stages Allé 6
8. Valg af revisor og revisorsuppleant:
Niels H. Petersen, Tornums Allé 15, genvælges som revisor.
Michael Frederiksen, Stages Allé 23, genvælges som revisorsuppleant.
9. Eventuelt
1. Hjørnet ved Klostermarken/Obbekærvej
Et medlem syntes, at oversigtsforhold er dårlige ved udkørsel fra Klostermarken til Obbekærvej, da træer står alt for tæt på vejen og kommer til at fylde meget. Foreslår, at beplantningen kortes af på hjørnet, og at der plantes noget lavere beplantning.
Bestyrelsen kigger på det.
2. Legeplads
Er legeplads færdigmeldt?
Nej - Legepladsen er endnu ikke overdraget til grundejerforeningen.
3. Fugleredegynge
Et medlem oplyser, at gyngen kan gynge op i bjælkerne. Mange børn hænger med hovedet ud over kanten, og der kan således opstå farlige situationer.
Bestyrelsen oplyser, at gyngen er typegodkendt. Firmaet, der har leveret gyngen, inviteres ud, og bestyrelsen får tjekket, at den er korrekt opstillet/indstillet.
4. Læbælte
øst for Stages Allé
Medlem spørger, om nuværende hegn bliver fældet og om der bliver plantet nyt
læbælte? Der falder mange nåle ned i tagrender og have, hvilket giver problemer
med kloak, og det er ikke rart at gå med bare fødder i haven om sommeren.
Området øst for Stages Allé (mellem Stages Allé og den nye udstykning) – ca. 6
meter bredt areal - hører til etape 1. Bestyrelsen har ønsket at få plantet nyt
læbælte og bestyrelsen har fået oplyst, at det er overgivet til Vej og Park.
Bestyrelsen har ikke hørt fra kommunen. Bestyrelsen gik ud fra, at området hørte
med til etape 2, men kommunen mener, at det hører til etape 1. Bestyrelsen tager
fat i kommunen for en dialog.
5. Læbælte mod øst ud for Limes Vej 11 og 13
Medlem gør opmærksom på, at læbæltet er mangelfuldt og bør efterses.
Bestyrelsen tager det op med kommunen.
6. Hastigheder/vejregulering
Medlem stiller spørgsmålstegn ved vores ansøgning i vejreguleringspuljen ang. evt. bump og minirundkørsler.
Mange oplever fortsat, at der bliver kørt stærkt på vejene. Vi er ikke kommet i betragtning i vejreguleringspuljen, hvor bestyrelsen har søgt midler til etablering af f.eks. bump og minirundkørsler.
Bestyrelsen arbejder videre med det og får fagfolk med på råd. Bestyrelsen opfordrer fortsat folk til at køre langsomt.
7. parkering på stamvej
Medlem spørger til den varebil, der fortsat holder parkeret på stamvej. Der ytres ønske om, at der etableres fælles parkeringsplads i området.
Bestyrelsen har henstillet til, at bilen fjernes – dog uden resultat. Der bliver foreslået, at der kan parkeres for enden af stamvejen. Det er dog kun en midlertidig løsning, da ny udstykning er på vej. Ejer af varebil har ikke plads på egen grund og mener ikke, at han holder ulovligt. Han har ikke mulighed for at parkere andet sted, og han opfordrer til, at bestyrelsen finder en løsning. Tidligere formand har givet ham lov. Bestyrelsen drøfter det videre for at finde evt. løsning.
Generalforsamlingen sluttede ca. kl. 16:50
Ribe, den 26. marts 2009
Mette Juhl Nielsen
referent
Bilag 1
Velkommen til generalforsamling
Da vi sidste år var samlet til generalforsamling den 5. april, var det en bestyrelse, der i en periode havde været uden formand, der skulle aflevere beretning mv. og det endte så i et skift af fire bestyrelsesmedlemmer, hvor kun vores kasserer Michael fortsatte i bestyrelsen - så man kan sige, at vi startede med et nyt udgangspunkt.
Vi sendte de afgående bestyrelsesmedlemmer en flaskepost som tak ofr deres indsats, og det er det vores revisor har påtegnet på regnskabet, under henstilling til at arbejdet er ulønnet – det mener vi stadig, det er, selv om man som afgående får en afskedshilsen, men nærmere under regnskabet.
Én af de ting der blev behandlet sidste år var etableringen eller nærmere færdiggørelsen af vores legeplads, hvor Gert Hollænder fortalte om de 2 oplæg, legepladsudvalget havde lavet, og hvor forsamlingen gav opbakning til det det ene forslag. Legepladsudvalget arbejdede videre og senere kunne bestyrelsen godkende det endelige oplæg, der ved hjælp af eget arbejde blev en rigtig fin løsning, og vi fik også mål til vores nye fodboldbane, som vi håber kan indvies her i foråret.
Der var meget fin opbakning til legepladsarbejdsdagen med mange aktive deltagere og herfra skal lyde tak til alle og en stor tak til legepladsudvalget for den store indsats, og resultatet er blevet rigtig godt, og legepladsen blev allerede i efteråret benyttet meget.
Dernæst fik bestyrelsen til opgave at kigge på slåning af engarealer, der tidligere kun er blevet slået én gang årligt. I 2008 blev det til 3 gange og det virkede passende, men vi følger løbende, hvordan det går.
Endvidere har Jens arbejdet med beskæring af træer mv., og på arbejdsdagen i morgen går indsatsen på at stille nogle rammer omkring vores alle træer – for at holde græsset væk for træerne og for også her at holde fast i at holde vores område i pæn og ordentlig stand. Der er pæn tilslutning til arbejdsdagen i morgen, men har du ikke fået dig tilmeldt og har du et par timer, er du velkommen til at være med.
Sidste år var der også en del debat omkring parkering i området og om inddragelse af fællesarealerne til trampolin og gyngestativer. Bestyrelsen sendte senere et brev til alle implicerede og for de flestes vedkommende er der blevet rettet til – vi har stadig lidt med parkering på stamvejen, som stadig ikke er ændret – vi mener stadig det er synd for områdets fremtræden, for os selv og vores gæster og lidt afhængig af hvor man bor, er der jo i lokalplanen beskrevet, at der skal være 1-2 P pladser pr bolig således at vi i dagligdagen kan klare os med parkering på egen grund. Endvidere giver parkering på stamvejen også mindsket udsyn, hvor der kan opstå trafikale farlige situationer, hvilket er uheldigt.
Omkring trafik søgte vi om støtte hos Esbjerg Kommunes trafikreguleringspulje for måske at gøre noget for nedsat hastighed på vore veje, men puljen var attraktiv for mange og vi kom ikke i betragtning denne gang til støtte.
Vi har selvfølgelig også haft en del samarbejde med Esbjerg Kommune – Vi havde en liste med en række spørgsmål og ting, der skulle foretages og mange af dem er blevet løst – vi har stadig en uløst ende med træer på Stages Alle og færdiggørelse og færdigmelding af legeplads – ting tager tid i disse systemer, men vi kæmper videre.
Vi har som regnskabet viser også samarbejde omkring snerydning og saltning, som bliver udført, men en egentlig aftale har vi ikke fået og har også noget uafsluttet fra tidligere år, som vi ikke i dag har svar på, men vi arbejder med det.
Som vi skrev rundt til alle inden jul, lavede vi også en indsigelse til den nye lokalplan for det nye område med hensyn til blandt andet mobilantennemast og endvidere trafiksikkerhed.
Området har desværre også gennem året været plaget af indbrud i både boliger og biler – vi vil selvfølgelig gerne henstille til at vi hjælper hinanden med at holde øje med mistænkelig adfærd så godt som det er muligt.
Vi har også været inviteret til møde i Ribe lokalråd men er ikke med i bestyrelsen, da jeg ikke vurderer, at de ting, der blev behandlet, var så aktuelle for et nyt område som vores, men vi følger det og ser om vi senere skal have eller søge indflydelse.
Som medlem skal du endelig kontakte bestyrelsen gennem et bestyrelsesmedlem – vore mailadresser er på hjemmesiden og der er en del der skriver til os – vi vil gerne holdes orienteret og forsøge at besvare eller afhjælpe dine spørgsmål.
Jeg vil gerne slutte med at sige tak for et spændende år i den nye bestyrelse – det er en fornøjelse at samarbejde med jer – jeg har sjældent siddet i en bestyrelse, hvor man er så villig til at tage en opgave som I er - så tak til Mette, Jens, Tommy og Michael for dette år – nu afgør forsamlingen jo senere om vores samarbejde skal fortsætte – I har alle sagt ja til at ville fortsætte, og det er positivt.
Tak til alle for fremmødet.
Niels