Tilbage

Referat fra ordinær generalforsamling i

Grundejerforeningen Klostermarken

Tirsdag, den 17. marts 2011

Dagsorden:

1.  Valg af dirigent

Jan Pedersen, Fanningers Allé 15 blev foreslået og valgt

Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet.

2.  Bestyrelsens beretning 2010 v/Niels

Bestyrelsens beretning  blev fremlagt af Niels. Se vedlagte bilag.

Beretningen gav anledning til følgende bemærkninger / spørgsmål:

1.      Stisystemer

Et medlem gav udtryk for, at man tog meget afstand fra etableringen af stien ved Tornums Allé og synes det meget forkert at foretage en så drastisk indgriben uden høring hos beboere og kommunen, som ejer det jordstykke, hvor stien er etableret. Man ønsker at vide, hvordan området igen kan genetableres.

Bestyrelsen beklagede endnu en gang hændelsesforløbet. Desværre kan bestyrelsen ikke foretage sig yderligere i forhold til en reetablering, idet området tilhører Esbjerg Kommune, som vil tage stilling til, hvad der skal ske på området.  

2.      Informationsniveau fra bestyrelsen

Et medlem gav udtryk for manglende information fra bestyrelsen og ønsker bestyrelsesreferater publiceres på hjemmesiden igen.

Bestyrelsen vil drøfte dette på næste bestyrelsesmøde.

Aflæggelse af årsregnskab for 2010 v/Michael

Regnskabet er publiceret på hjemmesiden og desuden medsendt sammen med indkaldelse til generalforsamlingen.

Regnskabet er underskrevet af en samlet bestyrelse samt revisor.

Snerydning har i 2010 været en meget omkostningsfuld post med i alt kr. 54.500. Dette hænger sammen med den hårde vinter i 1. kvartal. Prisniveauet hos den nuværende samarbejdspartner er tjekket op og ser yderst fornuftigt ud.

Udgifterne til de grønne områder begynder at vise det reele niveau. Vi overtager løbende  flere vedligeholdelsesopgaver på de grønne områder, hvorfor omkostningerne er stigende. Dette på trods af en væsentlig prisreduktion ved udskiftning af samarbejdspartner.

Vores øvrige omkostninger holdes på et lavt niveau. Dog er der i 2010 ekstraordinært bogført en udgift på kr. 4.000 til Esbjerg Kommune, da grundejerforeningen påtog sig udgiften til ændring af engarealets betalingsrettigheder. Bestyrelsen vedtog dette, for at sikre, at der på nuværende tidspunkt ikke ville ske udlejning af arealet til afgræsning med får. Herudover er der under diverse udgifter bogført i alt kr. 1.048 i udgifter til gaver. Posten dækker over vin/blomsterhilsner til 2 afgående bestyrelsesmedlemmer, to 50 års fødselsdage i bestyrelsen samt et sølvbryllup i bestyrelsen.

Driftsresultatet er for 3. år i træk negativt med kr. 9.942 før henlæggelser (opsparing) på kr. 30.000 til veje og legeplads. Isoleret set er driftsresultatet ikke tilfredsstillende.

Selve resultatet er et overskud på kr. 9.437, hvilket fremkommer efter renteindtægter på kr. 9.379 samt at vi har kunnet tilbageføre de sidste kr. 40.000 på henlæggelsen fra betalingen for snerydning i perioden frem til 2008.

Overskuddet overføres til egenkapitalen, der er på kr. 134.384. Hertil kommer i alt kr. 140.000 i henlæggelser til nye vejbelægninger samt legeplads. Henlæggelsen til snerydning i nul efter tilbageførelsen i 2010.

Der var følgende bemærkninger til regnskabet:

1.      Fra et medlem blev der henstillet til, at regnskabet fremover er underskrevet af både bestyrelse og revisor ved udsendelsen sammen med generalforsamlingsindkaldelsen.

Bestyrelsen svarede, at årsagen hertil alene lå i, at regnskabet blev udarbejdet under tidspres, idet vi valgte først at lukke regnskabet af, når den sidste faktura for snerydning for året forelå fra Esbjerg Kommune. Bestyrelsen vil forsøge at nå det næste år.

2.      Fra et medlem blev der ytret ønske om dybere specifikation på udgifterne til grønne områder.

      Bestyrelsen havde svært ved at se, hvad den specifikation kunne bruges til af medlemmerne. Et årsregnskab vil altid være udarbejdet i hovedpunkter. Bestyrelsen vil på næste bestyrelsesmøde drøfte emnet.

3.      Et medlem gav udtryk for at der måske kunne spares på omkostningerne til saltning, hvis vejene ikke skulle saltes så ofte. Man kunne evt. nøjes med en gang i døgnet.

Bestyrelsen har allerede undersøgt dette hos samarbejdspartneren; Esbjerg Kommune. Det kan ikke lade sig gøre, idet saltningsintervallerne på Klostermarken følger de øvrige kommunale veje i området.

4.   Indkomne forslag til bestyrelsen

a)      Etablering af parkeringsplads mellem Limes Vej 27 og 29

Idet der i området omkring den ønskede parkeringsplads var en vis uenighed omkring behovet, besluttede dirigenten at forslaget først skal stilles på generalforsamlingen i andelsboligforeningen og besluttes her, før det kan stilles på næste års generalforsamling i Grundejerforeningen Klostermarken.

b)      Færdiggørelse af skovsti ved Limes Vej

Der blev fremsat 2 forslag til skovsti i skoven ved Limes Vej – begge udarbejdet af Esbjerg Kommune. Et af forslagene var tiltænkt at skulle færdiggøre den sti, der blev etableret i efteråret 2010. Begge forslag blev forkastet og ved afstemning om, hvorvidt man overhovedet ønsker en sti, blev svaret fra generalforsamlingen, at man ikke ønskede det.

Bestyrelsen skal herefter tilsikre at det igangværende projekt reetableres.

5.  Vedtagelse af budget samt godkendelse af A og B kontingent for 2011.

Bestyrelsen har foreslået, at kontingent (A kontingent) forhøjes til kr. 1.850,00 fra kr. 1.550,00.

Kontingentstigningen skal ses i lyset af, at vi i en årrække har kørt med et lavt kontingentniveau i forhold til vedligeholdelsesniveauet. Idet vi i perioden fra 2005 til 2007 endnu ikke havde overtaget vedligehold af grønne områder samt ansvar for snerydning, kørt vi i den periode med stort overskud på driften. Det overskud har vi i de seneste 3 år brugt til at holde kontingentet på et kunstigt lavt niveau, idet det har kunnet bruges til at finansiere et driftsunderskud samt henlæggelser.

Bestyrelsen mener ikke det i længden er holdbart med underskud på driften, hvorfor vi bør tilpasse kontingentet til det reele forventede udgiftsniveau. Herved forventer vi fremover små overskud på driften og i 2011 et overskud på kr. 2.400,00

Såvel budget som kontingentstigning blev vedtaget.

6.  Valg af formand

På valg er Niels Rosendahl, Stages Allé 21. Han genopstiller.

Niels Rosendahl blev genvalgt som formand.

7.  Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter

På valg er:

Gert Hollænder (genopstiller)

Henrik Clausen (genopstiller)

Tommy Gad (genopstiller ikke)

Michael Andersen (genopstiller ikke)

Følgende nye kandidater genopstiller:

Mogens Werge, Krabbes Allé 13

Maiken Brarup, Fanningers Allé 20

Gert Hollænder og Henrik Clausen blev genvalgt. Mogens Werge og Maiken Brarup blev valgt.

8.  Valg af suppleanter

Som suppleant blev valgt:

1. suppleant – Anders Rathmann, Tornums Allé 19

2. suppleant – Jane Madvig, Krabbes Allé

9.  Valg af revisor

Niels H. Petersen, Tornums Allé 15, genvælges som revisor

Michael Frederiksen, Stages Allé 23, genvælges som revisorsuppleant

10. Eventuelt

1.      Et medlem stillede forslag om der kunne opstilles en postkasse fra PostDanmark i området.

Der var ikke generel stemning for ønsket, så bestyrelsen gør ikke mere ved sagen, men henviser til, at der står en postkasse på Skyttevej.

2.      Et medlem henstillede alle til, at vi alle sørger for at fjerner vore hundeefterladenskaber i området.

3.      Et medlem stillede forslag om etablering af skraldespande i området.

Bestyrelsen har på et tidligere tidspunkt undersøgt mulighederne herfor. Det kræver dog en aftale om løbende tømning og dermed ekstra omkostninger. Generelt synes bestyrelsen området bliver holdt flot rent af alle. Ved den årlige arbejdsdag lykkedes det ikke at fylde en hel affaldssæk med affald. Bestyrelsen foretager sig ikke yderligere i forhold til forslaget.

I forlængelse af skrivelse til en gruppe af medlemmer på Tornums Allé i efteråret vedr. anvendelse af grundstykke udover eget skel ønskede et medlem en diskussion af nødvendigheden af, hvorvidt flotte hække og lignende skulle fjernes efter denne skrivelse. Et andet medlem ønskede at reglerne skulle være ens for alle, idet han allerede havde fulgt henstillingen og sikret, at hans hæk ikke gik ud over skel.

Bestyrelsen ønsker ikke at være ”politimænd” i denne sag, men følger alene den henstilling, der er kommet fra Esbjerg Kommune herom. Derfor fortsætter bestyrelsen med at henstille til, at alle holder sig inden for skel og vil på en rundgang i området senere på året tilse området.

Generalforsamlingen sluttede ca. kl. 20:45

Ribe, den 26. april 2011

Henrik Clausen

Referent

Bestyrelsens beretning v/ Niels Rosendahl

Velkommen til generalforsamling

Bestyrelsen er glad for jeres fremmøde og interessen for bestyrelsens arbejde – og vi har valgt at ændre lidt på traditionen med at afholde generalforsamlingen i Svømmebadet og det har vi gjort, da det har været aftagende hvor mange børn der har benyttet svømmetilbuddet, mens vi har holdt generalforsamling – så derfor velkommen i Ribe Fritidscenter.

Vi har også i 2010 haft en del arbejde i forbindelse med samarbejdet med Esbjerg Kommune – det kan være en udfordring, at nå frem til kontakt med de rette og endnu længere til tilbagemelding og beslutninger, men vi føler vi er på rette vej og begynder at kunne finde de rette at skrive og ringe til.

Vi har fået planen på plads med hvornår vi overtager hvilke områder og det betyder også at vores vedligeholdelses områder bliver større og det gør vore udgifter også, men vi skal samtidig holde fast i at Klostermarken skal være både et godt og et pænt sted at bo – derfor er bestyrelsen godt tilfreds med den aftale vi i 2010 fik lavet med firmaet Maskinflex, der har løst opgaven om vedligeholdelse godt – til en fornuftig pris.

I bestyrelsen har vi den opfattelse, at vi godt med mellemrum kan lave arbejdsdage , men den permanente vedligeholdelse er vi nødt til at have i system med Maskinflex eller andre partnere og det håber vi I er enige med bestyrelsen i ….

Vi har også som tidligere år samarbejde med Esbjerg Kommune omkring saltning og snerydning og det har der som bekendt været stort behov for i flere perioder af 2010, men vi kan glæde os over og har fået ros for at være et af de få steder hvor der har været pænt fremkommeligt hele tiden for både os selv og vore gæster samt ikke mindst renovationsarbejdere, samt post og avis bude.

Vi har også fået afregningen af vinterbekæmpelsen på plads og samlet betyder disse arbejder også at må opkræve lidt mere til den fælles kasse, som vores kasserer Michael senere i aften vil komme ind på.

De tidligere års projekt med legepladsetablering har også båret frugt- pladsen bliver flittigt benyttet af både vore egne børn og gæster og da vi indkaldte til arbejdsdag i august blev der malet og frisket op på legepladsen og en oprydnings tur i området – rigtig flot og mange tak til alle jer der bakkede om og gav en hånd med.

Som vi fortalte sidste år var Esbjerg Kommune i gang med et lille projekt med afgræsning på en del af græsarealet langs åen efter broen nedenfor Tornums Alle og vi blev indkaldt til et møde for at se på planerne, men det virkede ikke på mødet som om, at det var helt gennemarbejdet og vi aftalte at vi skulle høre nærmere så vi kunne orientere medlemmerne om Tornums Alle når vi vidste mere.

Der skete ikke noget længe, men pludselig får jeg så at vide, at nu er der lavet en plan og området vil blive hegnet ind… Vi protesterede mod dette og det endte i vi fik stoppet planen med, at området foran Tornums Alle skulle med i afgræsningen mod at vi betalte de omkostninger der skulle til for at ændre planen – det valgte vi at sige ja til – hellere end at få får foran haverne.

Vi valgte i 2010 at fortsætte en Sankt Hans aktivitet, der blev godt modtaget med mange deltagere dette vil vi givetvis fortsætte – det er hyggeligt at mødes og synge vi elsker vort land og børnene kan abge snogbrød.

Vi havde med indkaldelsen til generalforsamlingen sidste år medsendt luftfoto over, hvor vore grundskel er og det er gjort fordi Esbjerg Kommune havde konstateret flere steder i området, hvor grundejere uretmæssigt breder sig ind i offentlige områder, hvilket i henhold til ejendomsretten ikke er tilladt – vi er nået et stykke af vejen, men vil

gerne fra bestyrelsens side  fortsat henstille at de enkelte grundejere holder sig på egen grund.

Vi ønsker ikke at agere som politibetjente fordi vi sidder i bestyrelsen, men skal blot prøve at formidle reglerne og vil gå igennem området igen i år  – det er til alles bedste og med til at fastholde vores dejlige boligområde.

På tidligere års generalforsamlinger har der også været talt om, at sikre der er muligheder for at gå rundt og nyde vores område og i forbindelse med at bestyrelsen gik en tur i området i eftersommeren fik vi den ide, at der kunne etableres en gangsti i vores skovarealer i området og en enig bestyrelse mente, at dette var en god ide og kunne udbygge ideen om at kunne gå rundt i området.

Bestyrelsen tog i denne forbindelse en forkert beslutning.

For det første havde vi overset, at skovarealet ved Tornums Alle ikke er under det område som vi har vedligeholdelsen af – dette areal hører fortsat under Esbjerg Kommune og herfra tager man stilling til hvad der skal ske med stien vi fik lavet.

For det andet burde vi set i bagklogskabens lys have orienteret om dette specielt området ved Limes Vej  og det var der flere medlemmer der også gjorde bestyrelsen opmærksom skulle være sket og det har vi taget til efterretning og jeg skal herfra beklage forløbet af sagen.

Derfor har vi i aften 2 forslag med som vi har koordineret med Esbjerg Kommune Vej og Park, som kan være mulige løsninger på at gøre stien færdig – hvis det er det vi beslutter under indkomne forslag.

Endvidere er der et andet forslag omkring en mulig P- Plads ved Limesvej som vi skal drøfte, men mere herom under indkomne forslag.

På generalforsamlingen sidste år drøftede vi også aflønning af bestyrelse og hvordan det kunne gøres – bestyrelsen har drøftet dette og mener ikke der vedtægtmæssigt vi behøver gøre mere ud af det vi holder bestyrelsesmøder på skift og får ikke noget til det og en vin gave til en rund fødselsdag eller når man stopper i bestyrelsen  mener vi ikke hører under aflønning, men under god takt og tone

Som medlem skal du endelig kontakt bestyrelsen gennem et bestyrelsesmedlem – vore mailadresser er på hjemmesiden og der er en del der skriver til os – vi vil gerne holdes orienteret og forsøge at besvare eller afhjælpe dine spørgsmål.

Jeg vil gerne slutte med at sige tak for et godt år i bestyrelsen – det er en fornøjelse at samarbejde med jer – jeg har sjældent siddet i en bestyrelse hvor man er så villig til at tage en opgave som I er  - så stor tak til Tommy, Gert, Henrik og Michael for dette år – desværre har Tommy og Michael ikke ønsket at fortsætte i bestyrelsen, men jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke både Tommy og Michael for et stort stykke arbejde - Gert, Henrik samt undertegnede er klar til en periode mere – hvis forsamlingen syntes det – men det afgør vi senere

Tak til alle for fremmødet.

Tilbage