Referat fra ordinær generalforsamling i
Grundejerforeningen Klostermarken
Lørdag, den 27. marts 2009 kl. 16:30 i Ribe Svømmebad
Dagsorden:
1.
Valg af dirigent
Jan
Pedersen, Fanningers Allé 15, blev foreslået og valgt.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet.
2.
Bestyrelsens beretning for 2009 v/Niels
Bestyrelsens beretning blev fremlagt af Niels. Se vedlagte bilag.
Beretningen gav anledning til følgende bemærkninger/spørgsmål:
1. Rammer
Medlem syntes, at det er meget at bruge kr. 28.000 på rammer ved allétræer, og spørger, hvad de gør godt for?
Bestyrelsen har valgt at nedsætte rammer for at holde jorden omkring træerne fri for græs. Rammerne holder i mange år.
3.
Aflæggelse af regnskab for 2009 v/Michael
Regnskabet kan ses på hjemmesiden og er også omdelt sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Regnskab er underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer samt revisor.
Alle har betalt kontingent i år 2009.
I regnskab for 2009 er medtaget snerydning for 1½ år – 2. halvår 2008 og hele 2009.
Der har været en ekstraordinær udgift til rammer omkring allétræer på kr. 28.000,00.
Alt i alt giver regnskabet et overskud på ca. kr. 2.600,00 i 2009.
Vi henlægger nu årligt kr. 25.000,00 til veje og kr. 5.000,00 til legeplads.
Pr. 31. december 2009 er egenkapital på kr. 125.000,00. Der er i alt pr. 31. december 2009 henlagt kr. 100.000,00 til veje, kr. 10.000,00 til lejeplads og kr. 40.000,00 til evt. efterregning for snerydning, da kommunen ikke har opkrævet for 2006-2008. I år 2009 er der overført kr. 35.000,00 fra henlagte midler vedrørende snerydning til delvis dækning af regningen modtaget i 2009. Hvis regning ikke kommer fra kommunen vedrørende tidligere år, vil vi senere overføre resthenlæggelsen på kr. 40.000,00.
4. Vedtagelse af budget samt godkendelse af A og B kontingent 2010
Bestyrelsen har foreslået, at kontingent (A kontingent) forhøjes til kr. 1.550,00 fra kr. 1.200,00. Årsagen er øgede udgifter til vedligeholdelse af grønne områder, da vi overtager en stor del fra kommunen, og udgiften dermed stiger, samt at snerydning har været meget dyr i januar til marts måned 2010, og der er budgetteret med kr. 35.000,00 alene til snerydning i 2010.
Forhøjelsen blev vedtaget, hvilket samtidig betyder, at B kontingent nu andrager kr. 3.100,00.
Alle betaler p.t. A kontingent.
Dette gav anledning til følgende bemærkninger/spørgsmål:
1. Sætter vi nok til side til vedligeholdelse af veje? - synes bestyrelsen bør regne på det!
Vi sætter til side, hvad kommune har beregnet for os - 7 kr. pr. m2 pr. år. Vi tager det op på et bestyrelsesmøde og tjekker efter.
5. Valg af formand
På valg er Niels Rosendahl, Stages Allé 21. Han genopstiller.
Niels Rosendahl blev genvalgt som formand.
6. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter
På valg er:
Michael Andersen, Fanningers Allé 10, genopstiller
Tommy gad, Limes Vej 2, genopstiller
Jens Jensen, Fanningers Allé 7, genopstiller ikke
Mette Juhl Nielsen, Stages Allé 10, genopstiller ikke
Følgende nye kandidater opstiller:
Henrik Clausen, Tornums Allé 17
Gert Hollænder, Stages Allé 25
Michael Andersen og Jens Jensen blev genvalgt. Henrik Clausen og Gert Hollænder blev valgt.
7. Valg af suppleanter:
Som suppleant blev valgt:
1. suppleant – Anders Rathmann, Tornums Allé 19
2. suppleant – Mette Dahl, Stages Allé 20.
8. Valg af revisor og revisorsuppleant:
Niels H. Petersen, Tornums Allé 15, genvælges som revisor.
Michael Frederiksen, Stages Allé 23, genvælges som revisorsuppleant.
9. Eventuelt:
1. Henvendelse fra medlem
Bestyrelsen har henvendelse fra Tove og Folmer Hausted, der kommer med forslag om, at der placeres pæne sten ved indfaldsvejene på Limes Vej, så biler ikke kører i rabatten, samt ønske om, at der opsættes affaldskurve i området.
Vi kigger på det i bestyrelsen.
2. Forsikring
Der står ikke noget i vedtægter omkring forsikring. Har vi en bestyrelsesansvarsforsikring og bør det ikke fremgå af vedtægter?
Vi har bestyrelsesansvarsforsikring og erhvervsforsikring, og nej - det står ikke i nuværende vedtægter. Vi tager det op på bestyrelsesmøde.
3.
Hastigheder
Er der nyt vedrørende hastighedssænkende foranstaltninger?
Vi har søgt puljen sidste år, hvor vi ikke kom i betragtning. Vi er stadig med i puljen og vi håber, at vi kommer i betragtning, når der igen uddeles midler. Vi får formodentlig besked i april. I den nye udstykning er der afsat penge til hastighedssænkende foranstaltninger, og vi har fået oplyst, at hvis økonomien strækker, vil det muligvis også kunne dække vores område.
4. Engarealer
Medlem synes, at græs ned mod Åen ved Tornums Allé bliver slået for lidt. Hvis græsset bliver for højt, smider det ukrudtsfrø, og der er større chance for, at der bliver smidt affald.
Vi sørger for, at græsset slås ca. 3 gange årligt, så det ikke når at smide frø. Vi har fået henvendelse fra kommunen vedrørende afgræsning af en del af området. Dette vil blive behandlet på kommende bestyrelsesmøder.
Medlem oplyser, at vi tidligere har stemt om afgræsning af området, hvor vi blev enige om, at vi ville betale os fra slåning. Bestyrelsen oplyser, at det reelt ikke er noget, vi skal stemme om, da lokalplanen siger, at området kan bruges til afgræsning. Når kommunen kommer med yderligere detaljer, tager vi punktet op på bestyrelsesmøde.
5. Bestyrelseshonorar
Medlem foreslår, at der afsættes beløb til en årlig frokost til bestyrelsen?
Det skal
vedtages på en generalforsamling og kan ikke besluttes under eventuelt. Andet
medlem syntes ikke, at der skal være aflønning. Hvis man synes det bliver for
meget, må man bare holde en pause! Vi kan evt. tage det op næste år.
6. Inddragelse af fællesarealer
Med indkaldelse fulgte meddelelse vedrørende inddragelse af fællesarealer m.v. Hvad er bestyrelsens holdning hertil? Medlemmer mod læbæltet for enden af Tornums Allé og Fanningers Allé har tidligere rette henvendelse til tidligere Ribe Kommune ang. udvidelse af læbæltet, da kommunen ikke beplantede denne del. Fik oplyst, at der ikke var penge hertil og derfor har medlemmerne i fællesskab etableret området med græs og planter, hvor der er taget hensyn til dem, der bor omkring arealet. Er positiv overfor henvendelse men vil da gerne vide, hvad kommunen har af planer for området. Opfordrer bestyrelsen til at tage punktet op.
Bestyrelsen er glade for, at medlemmer slår græs, men haver skal ikke udvides og fællesarealer inddrages. Da man ordnede læbæltet mellem Tornums Allé og Fanningers Allé, kunne bestyrelsen konstatere, at nogle medlemmer breder sig ind i fællesarealer og nogle bruget læbæltet til affald/opbevaring.
Kommunen ejer jo fællesarealer – vi har vedligeholdelsespligten.
7. Sten på stamvej
Formanden opfordrede sluttelig til, at man ikke kører ud i rabatten rundt i svinget på stamvejen, hvor kommunen har lagt løse sten, da sten bliver slynget op på vejen.
Generalforsamlingen sluttede ca. kr. 17.25.
Ribe, den 8. april 2010
Mette Juhl Nielsen
referent
Bestyrelsens beretning v/Niels Rosendahl
Velkommen til generalforsamling
Bestyrelsen er glad for jeres fremmøde og interessen for bestyrelsens arbejde og det viser også at vi bor i et dejligt område på Klostermarken, som er attraktivt – det må det være med alle de der kører rundt og kigger i området..
Vi har også i 2009 haft en del arbejde i forbindelse med samarbejdet med Esbjerg Kommune – det kan være en udfordring, at nå frem til kontakt med de rette og endnu længere til tilbagemelding og beslutninger, men vi føler vi er på rette vej stadigvæk.
Den nye udstykning er godt i gang så snart får vi endnu flere medlemmer af vores forening. Afgrænsningen imellem vores bestående område fra Stages Alle til det nye område var jo opdelt med et gammelt læhegn og det virkede længe som om dette stod imellem 2 lokalplaner og i ”ingenmandsland”, men heldigvis lykkedes det at få påvirket så hegnet pludselig kom væk her i vinter og der bliver plantet et nyt læbælte.
Vi er godt i gang med at få planen på plads med hvornår vi overtager hvilke områder og det betyder også at vores vedligeholdelses områder bliver større og det gør vore udgifter også, men vi skal samtidig holde fast i at Klostermarken skal være både et godt og et pænt sted at bo.
Vi har også som tidligere år samarbejde med Esbjerg Kommune omkring saltning og snerydning og det har der som bekendt været stort behov for her i vinter, men vi kan glæde os over og har fået ros for at være et af de få steder hvor der har været pænt fremkommeligt hele tiden for både os selv og vore gæster samt ikke mindst renovationsarbejdere, samt post og avisbude.
Vi har også fået afregningen af vinterbekæmpelsen på plads og samlet betyder disse arbejder også at vi på den økonomiske del som vores kasserer Michael senere vil komme ind på i fremtiden må opkræve lidt mere til den fælles kasse.
De tidligere års projekt med legepladsetablering har også båret frugt- pladsen bliver flittigt benyttet af både vore egne børn og gæster, der er en lille ende med vand på området, som vi kæmper med Esbjerg Kommune om.
Esbjerg Kommune er i gang med et lille projekt med afgræsning på en del af græsarealet langs åen efter broen, hvilket vi har accepteret, der arbejdes videre med.
Esbjerg Kommune har også til i dag givet os de 3 vejnavne, der skal til byrådets godkendelse for navngivning af de nye veje – der holdes fast i at bruge borgmesternavne
Den første vej efter Stages Alle er i forslag somKrabbes Alle
(borgmester 1543-1554)
Herefter følger Juels Alle
(borgmester 1537-1546)
Og på den anden siden op imod Obbekærvej - Roeds Vej
(Borgmester 1650-1659)
Så der skal bygges en hel del inden vi år mere nutidige borgmestre…..
Sidste år havde vi dagen efter generalforsamlingen en arbejdsdag hvor vi fik sat rammer net omkring vores Allé træer – der var flot opbakning til både arbejde og til at levere forsyninger til pauserne og der var en god stemning – det var Jens fra bestyrelsen der var tovholder både på dette projekt og på arbejdsdagen efter der var tyndet ud i i læbæltet ved Fannigers Alle Tornums Alle og hvor vi skulle sanke træ også her med fin opbakning – tak for indsatsen til dig Jens.
I bestyrelsen har vi den opfattelse, at vi godt med mellemrum kan lave arbejdsdage på lignende projekter, men den permanente vedligeholdelse er vi nødt til at have i system med eksterne partnere og planen for dette arbejder vi videre med her i foråret.
Den gode stemning til arbejdsdagen med rammerne og legepladsens færdiggørelse gjorde at vi fik lyst og mod på en Sankt Hans aktivitet, der blev godt modtaget med mange deltagere vi vil givetvis fortsætte dog rykker vi nok til åen næste gang.
Vi har med indkaldelsen til generalforsamlingen i dag medsendt luftfoto over, hvor vore grundskel er og det er gjort fordi Esbjerg Kommune har konstateret fere steder i området, hvor grundejere uretmæssigt breder sig ind i offentlige områder, hvilket i henhold til ejendomsretten ikke er tilladt.
Vi vil gerne fra bestyrelsens side henstille at de enkelte grundejere får tingene bragt i orden hurtigst muligt og senest 1. maj 2010. Vi ønsker ikke at agere som politibetjente fordi vi sidder i bestyrelsen, men skal blot prøve at formidle reglerne – det er til alles bedste og med til at fastholde vores dejlige boligområde
Som medlem skal du endelig kontakt bestyrelsen gennem et bestyrelsesmedlem – vore mailadresser er på hjemmesiden og der er en del der skriver til os – vi vil gerne holdes orienteret og forsøge at besvare eller afhjælpe dine spørgsmål.
Jeg vil gerne slutte med at sige tak for et godt år i bestyrelsen – det er en fornøjelse at samarbejde med jer – jeg har sjældent siddet i en bestyrelse hvor man er så villig til at tage en opgave som I er - så stor tak til Mette, Jens, Tommy og Michael for dette år – desværre har Mette og Jens ikke ønsket at fortsætte i bestyrelsen, men jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke både Mette og Jens for et stort stykke arbejde.
Michael og Tommy samt undertegnede er klar til en periode mere – hvis forsamlingen syntes det – men det afgør vi senere
Tak til alle for fremmødet.